Fatturazione elettronica: come funziona e perché puoi farti aiutare dalla tua Virtual Assistant

La fattura elettronica (abbreviata anche a e-fattura) è stata uno strumento innovativo per l’Italia.
Ormai già da diversi anni è stata gradualmente adottata tra le partite Iva, fino ad diventare un sistema obbligatorio di fatturazione uniformato.

Dopo iniziali periodi di incertezza e di preoccupazione, dovuti soprattutto alla novità e alle difficoltà di digitalizzazione da parte degli imprenditori, questa procedura è stata gradualmente accettata, diventando parte integrante della gestione amministrativa e contabile italiana. 

Approfondiamo insieme perché la fatturazione elettronica è stata introdotta, quali vantaggi porta con sé e come può esserti di supporto una Virtual Assistant per l’adempimento di questo obbligo.

A cosa serve la fatturazione elettronica?

Partiamo innanzitutto dal comprendere a cosa serve la fatturazione elettronica e perché è stata introdotta in Italia.

La fattura elettronica è uno strumento che è stato adottato principalmente per rendere più difficile l’evasione fiscale e ridurre le frodi in Italia, grazie alla tracciabilità dei dati e delle transazioni.

L’introduzione di questa fattura digitale ha portato con sé numerosi altri vantaggi che certamente non ti faranno rimpiangere il vecchio sistema di fatturazione.

Vediamo insieme i più rilevanti.

Ottimizza il lavoro contabile

La fatturazione elettronica ti permette di velocizzare diversi aspetti amministrativi e della contabilità automatizzandoli. Ad esempio, le fatture non vengono più registrate manualmente, poiché quelle elettroniche possono essere importate direttamente nel sistema gestionale.

Inoltre, il sistema di fatturazione elettronica riduce notevolmente il tempo impiegato alla raccolta, all’elaborazione e all’archiviazione dei documenti contabili, nonché la loro condivisione al commercialista.

Archiviazione automatica dei documenti contabili

Attraverso il sistema di fatturazione elettronica, viene creato automaticamente un archivio digitale, in linea con la normativa vigente. Questo ti permette di evitare polverosi e voluminosi archivi cartacei da conservare per anni. Facilita il riordino o la ricerca dei documenti che ti servono, puoi inviarli in modo più semplice e veloce a chi di competenza.

Minor impatto ambientale grazie all’online

Le fatture elettroniche sono dei file che vengono spediti telematicamente e archiviati digitalmente. In questo modo si riducono notevolmente le stampe cartacee e gli invii postali, contribuendo così a diminuire l’impatto ambientale, oltre che a ridurre i costi aziendali.

Facilità di integrazione tra strumenti digitali aziendali

Le fatture digitali, grazie al loro file in formato standardizzato, si integrano facilmente con gli altri sistemi di gestione aziendale informatizzati. Esse rappresentano così un primo passo verso una digitalizzazione più ampia delle imprese italiane.

Gestione automatica dell’imposta di bollo

L’imposta di bollo viene applicata automaticamente dal sistema solo sulle fatture elettroniche interessate. L’importo totale da corrispondere con l’F24 viene calcolato in automatico, consentendo un versamento corretto e velocizzato dell’imposta, riducendo il rischio di errori e omissioni.

Ma cosa si intende per fatturazione elettronica e come funziona?

La fattura elettronica non è un semplice file in pdf come in molti pensano.

E’ stato adottato un formato di file specifico, uguale per tutti, chiamato XML. Questo permette di strutturare i dati in modo standardizzato e leggibile sia dalle persone che dai sistemi informatici, compreso il Sistema di Interscambio (SdI).

Per procedere con la fatturazione elettronica, è necessario quindi avere un software apposito oppure utilizzare gratuitamente il portale dell’Agenzia delle Entrate. Sono fondamentali per poter eseguire correttamente tutti i passaggi che servono a elaborare, firmare digitalmente ed inviare la e-fattura attraverso il Sistema di Interscambio (SdI).

Le fatture elettroniche emesse, non vengono più inviate direttamente al destinatario, attraverso posta o email, come si faceva invece un tempo.

Esiste ora una piattaforma digitale chiamata SdI (Sistema di Interscambio), gestita dall’Agenzia delle Entrate. Attraverso essa viene verificata la correttezza formale della fattura digitale, la quale viene inviata elettronicamente a destinazione al corretto destinatario, in modo sicuro e verificabile.

Il transito delle fatture elettroniche tramite il Sistema di Interscambio è un passaggio fondamentale perché esse vengano ufficialmente emesse e valide ai fini fiscali.
Esistono inoltre delle precise scadenze e tempistiche da rispettare, entro le quali vanno effettuati gli invii al sistema o fatte eventuali correzioni.

 
Come possono aiutarti i servizi di una Assistente Virtuale con la tua fatturazione elettronica

Ti senti sopraffatto da tutta questa procedura e hai timore di sbagliare, o che ti sfugga qualcosa?
Oppure non hai materialmente il tempo per occupartene?

Non preoccuparti, non sei il solo.
I servizi di fatturazione elettronica, infatti, sono tra i più richiesti dai miei clienti, come imprenditori, liberi professionisti e freelance. 

La fatturazione elettronica può essere facilmente delegata ad una Virtual Assistant, la quale può farti risparmiare tempo prezioso ed ottimizzare la tenuta della tua contabilità.

Una Assistente Virtuale Amministrativa e Contabile conosce già tutte le procedure e tutte le normative contabili e fiscali necessarie per emettere correttamente le fatture elettroniche.
Inoltre ha esperienza su diverse realtà aziendali e quindi è già a conoscenza del funzionamento dei numerosi software di fatturazione elettronica.

Preferisci invece occuparti in autonomia della tua fatturazione elettronica? Posso affiancarti supportandoti nel procedimento, aiutandoti a capire come cominciare, fornirti indicazioni e consigliarti anche su quale software è più indicato nel tuo caso specifico.

 
Conclusioni

Spero di averti aiutato a conoscere meglio la figura professionale dell’Assistente Virtuale come supporto agli imprenditori e professionisti riguardo i servizi di fatturazione elettronica.

Come sempre rimango a disposizione qualora volessi approfondire con me l’argomento.

A presto!
Francesca Mazzei