Cos’è la prima nota e perché è fondamentale nel tuo business

Hai mai sentito parlare di Prima Nota? In questo articolo ti parlerò di uno strumento che è solitamente sottovalutato dagli imprenditori e dai liberi professionisti, ma che è invece davvero fondamentale per avere il pieno controllo della tua situazione economica aziendale.

Parliamo di prima nota contabile: lo strumento essenziale per tenere traccia di tutte le operazioni economiche della tua attività. La base per poter prendere qualsiasi decisione strategica nel tuo business.

Se pensi che si tratti di una cosa contabilmente complicata, ti tranquillizzo subito: non è affatto così.

Vediamo insieme qui di seguito di capire cosa si intende per prima nota in contabilità.
A chi e a cosa serve, come puoi occupartene in autonomia e anche grazie all’aiuto della tua Assistente Virtuale.

Scopriamo la prima nota cos’è e a cosa serve?

La Prima Nota è un documento contabile che ha lo scopo di registrare e raggruppare con ordine e metodo tutte le operazioni economico finanziarie che vengono generate quotidianamente in qualsiasi attività, aziendale o professionale.

In questa sorta di registro di prima nota, vengono segnati in ordine cronologico tutti i movimenti in entrata e in uscita. Siano essi in denaro contante oppure movimenti bancari: conti correnti, carte di credito, ecc.

Possiamo dire che le scritture di prima nota, sono alla base di tutta la contabilità.

Ma perché è così importante per la gestione amministrativa di un’azienda o di un professionista, tenere traccia di tutto questo, in modo sistematico?

Chi deve compilare la prima nota?

La tenuta della contabilità può sembrare spesso un argomento davvero noioso e potresti essere tentato di trascurare o procrastinare tutto ciò, soprattutto se riguarda operazioni non obbligatorie come la redazione della prima nota.

La prima nota però sta alla base di tutta la contabilità e, senza la sua compilazione, tutto il resto della gestione amministrativa del tuo business diventerebbe caotica e complessa.

Immagina di dover risalire velocemente, e magari anche dopo diverso tempo, ai pagamenti che hai fatto, oppure a stabilire se hai incassato tutto il dovuto da un cliente: come faresti ad avere rapidamente la tua risposta se non avessi tenuto traccia di tutte queste operazioni in modo ordinato attraverso un documento di prima nota, giorno per giorno?

Ecco perché diventa fondamentale redigere la prima nota per qualsiasi partita Iva.
Soprattutto per piccole e medie realtà ancora poco strutturate: freelance, liberi professionisti, piccoli imprenditori.

Come si compila la prima nota?

Il documento della Prima Nota, non essendo obbligatorio, può essere tranquillamente creato anche su di un semplice file Excel preimpostato.

In alternativa al semplice foglio di calcolo, esistono delle soluzioni più complete come i software gestionali, i quali consentono di ottenere dei risultati più elaborati, come ad esempio riepiloghi filtrati, report o grafici.

La forma di redazione del documento non è vincolante. Solitamente però, per ogni operazione che si annota, vanno indicati sempre una serie di elementi molto importanti, tra cui:

• la data in cui avviene l’operazione, in ordine cronologico;
• la descrizione dell’operazione stessa (es. pagamento fattura numero e data, incasso da tal cliente, ecc.);
• l’importo del movimento, in entrata o in uscita;
• i riferimenti al documento che giustifica l’operazione (es. il numero e la data della fattura, lo scontrino, ecc.);
• il metodo di pagamento utilizzato (es. contante, bonifico, carta di credito).

In base a questa ultima voce, possono essere redatte anche più prime note separate. Un documento che raggruppa i soli movimenti di cassa (denaro contante) ed un altro documento solo per i movimenti di banca.

Come usare la prima nota e perché?

La tenuta della prima nota diviene essenziale per avere una visione chiara della salute economica di qualsiasi attività imprenditoriale o professionale.

Grazie all’ordine che la tenuta della prima nota conferisce ai dati inseriti, la ricerca di informazioni, il controllo di eventuali discrepanze e l’analisi dei dati diventano molto più veloci e semplici.
Questo ti consente di avere sotto controllo l’aspetto economico della tua attività, in piena autonomia.

Analizzando i dati estrapolati da una prima nota, puoi capire ad esempio dove finiscono i tuoi soldi. Identificando le voci di spesa più significative avrai la capacità di poter decidere se esse sono opportune, se hanno bisogno ad esempio di tagli o di essere indirizzate in maniera differente.

L’analisi dei movimenti di prima nota ti aiuta inoltre a stabilire i tuoi flussi di cassa, consentendoti di pianificare eventuali spese o investimenti, ed attuare addirittura delle previsioni.

Infine, le scritture di prima nota costituiscono il punto di partenza dei dati da conferire al tuo commercialista, per redigere tutto il resto della contabilità ed il bilancio d’esercizio. Attraverso una prima nota ordinata sarai sicuro di fornire dei dati precisi e corretti per il calcolo degli adempimenti fiscali.

 
In che modo posso aiutarti attraverso la contabilità da remoto

Sia che tu ti trovi all’inizio della tua attività, che in una fase più avanzata, posso esserti di grande supporto nella gestione della tua prima nota, attraverso i miei servizi di contabilità da remoto ed al lavoro di Assistente Virtuale Amministrativa Contabile.

Da dove cominciare?

Nel caso in cui tu non sappia da dove iniziare, posso aiutarti a capire quale soluzione è più adatta al caso tuo. Ad esempio consigliandoti se cominciare dalla compilazione di un file Excel o se per te è più adatta la scelta di un software.

Aiuto non ho tempo!

Se il tuo business comincia andare alla grande ed il numero di operazioni da tenere traccia aumentano, immagino che il tuo timore sia quello di non avere più il tempo materiale per gestire in autonomia tutte le tue registrazioni di prima nota.
Anche in questo caso posso supportarti occupandomene in prima persona al posto tuo, sempre con soluzioni modulabili e scalabili, a seconda dei tuoi picchi di lavoro.

Supporto con il tuo commercialista

Posso inoltre supportarti relazionandomi direttamente con il tuo commercialista. Fornendogli i dati contabili di cui necessita in maniera sempre precisa, ordinata e puntuale, attraverso una prima nota aggiornata in tempo reale, evitando ritardi o dimenticanze soprattutto sulle scadenze fiscali.

In qualsiasi caso, visto che parliamo di dati contabili e finanziari, in quanto professionista sono in grado di garantirti la massima discrezione e sicurezza per le tue informazioni aziendali riservate.

Questi sono solo alcuni dei servizi che ti posso offrire come aiuto per la tua contabilità da remoto. Rimango disponibile per confrontarci sulle tue necessità, sia in merito alla prima nota che al resto della contabilità in generale.

A presto!
Francesca Mazzei