Chi fa la riconciliazione bancaria? La tua Virtual Assistant!

Hai mai provato la sensazione di smarrimento nel cercare di risolvere un puzzle finanziario?
Numeri che non tornano, saldi che non coincidono, movimenti bancari inspiegabili ed un mal di testa che non ti passa? 

Immagino tu sia stanco di tutto questo e che cerchi una soluzione per non soccombere alla tua stessa contabilità. Eccomi in tuo aiuto: ho dei suggerimenti per te.

In questo articolo infatti, vedremo insieme come l’eseguire una periodica riconciliazione bancaria sia utile e vantaggioso per la tua contabilità. Inoltre capiremo come la figura di una professionista specializzata in amministrazione e contabilità, come la Virtual Assistant, può esserti di enorme aiuto.

Che cos’è una riconciliazione bancaria?

Iniziamo col capire insieme cosa si intende per riconciliazione bancaria.

La riconciliazione bancaria è una procedura di controllo, che fa parte delle cosiddette riconciliazioni contabili.

Consiste nel verificare che tutti i movimenti riportati negli estratti conto bancari, trovino esatta corrispondenza con le scritture contabili aziendali e, in caso di errori o discrepanze, vengano fatte le opportune correzioni in contabilità.

Ma cosa significa “riconciliare”?
Questo termine significa sostanzialmente ristabilire un equilibrio tra due parti, che prima si trovavano invece in disarmonia o in disaccordo.

Sebbene non sia una procedura contabile obbligatoria, la riconciliazione bancaria diviene però fondamentale da mettere in atto per assicurare ordine e correttezza all’interno della contabilità aziendale.

Entriamo ora nel dettaglio per capire meglio di cosa si tratta e che elementi servono per metterla in pratica.

Gli elementi fondamentali nelle riconciliazioni bancarie

Nel nostro caso, in ambito amministrativo e contabile, le parti che possono essere incongruenti e possono avere la necessità di essere riconciliate sono:

• l’estratto del conto corrente bancario;
• il mastrino contabile della banca, che riporta il riepilogo delle scritture inserite in contabilità.

Quando i saldi di questi due documenti non coincidono, significa che esiste qualche discordanza tra i due, da appurare e sistemare.

Ecco che viene in nostro soccorso la procedura della riconciliazione bancaria: il controllo incrociato tra queste due parti, alla ricerca di eventuali discrepanze, e la loro correzione.

Se ti manca ancora un po’ di dimestichezza con la tua contabilità, vediamo insieme cosa sono questi due documenti e dove trovarli:

Cosa si intende per mastrino contabile della banca?

Il mastrino contabile della banca è una sorta di registro che si trova all’interno alla contabilità. Esso riepiloga in ordine di data, tutte le operazioni che sono state registrate all’interno della contabilità stessa secondo i principi della partita doppia, di una specifica voce che andrà a formare il bilancio.
Nel nostro caso, riepiloga tutte le movimentazioni contabili di un determinato conto bancario aziendale, riportando le entrate, le uscite ed il saldo progressivo.

Che cos’è l’estratto conto bancario?

L’estratto conto bancario è un documento riepilogativo che fornisce periodicamente la propria banca. La banca riporta in esso tutte le operazioni che si sono effettuate tramite il proprio corrente: qualsiasi entrata o uscita di denaro dal conto ed il saldo, sempre in ordine cronologico. La periodicità di questo documento può essere variabile (mensile, trimestrale, semestrale, annuale). Solitamente viene scelta considerando soprattutto la mole delle movimentazioni. L’estratto del conto corrente bancario può arrivare in forma cartacea via posta, oppure in forma di file digitale anche tramite il proprio home banking.

Come si fa la riconciliazione bancaria?

Per fare la riconciliazione bancaria abbiamo detto che servono due elementi fondamentali: gli estratti conto bancari ed il mastrino dei movimenti bancari, con le scritture già registrate in contabilità.

Con questi documenti alla mano, si procederà attentamente al confronto dei dati, per verificare che non ci siano errori e discordanze tra i due.

Il confronto tra i dati può essere effettuato manualmente con stampe alla mano, oppure con l’aiuto di file in Excel, o ancora attraverso l’utilizzo dei software.

Gli errori più comuni che causano incongruenze

Nel fare le registrazioni contabili, sono purtroppo frequenti alcuni errori e dimenticanze.

Ecco i più comuni esempi di errori che si possono incontrare:

• date di registrazione errate;
• errori nella digitazione degli importi;
• dimenticanza nel registrare uno o più movimenti bancari;
• doppie registrazioni;
• errore nell’attribuzione del c/c (in caso si abbiano più conti bancari);
• segno contabile del dare/avere errato.

A seconda della mole dei movimenti bancari, si può decidere con che periodicità può essere opportuno eseguire le riconciliazioni dei conti correnti con i mastrini contabili (ad es. settimanale, mensile, trimestrale, ecc.)

Chi fa la riconciliazione bancaria?

Nelle aziende strutturate, la riconciliazione bancaria viene fatta solitamente all’interno dell’azienda dall’ufficio amministrativo.

Nel caso invece di realtà più piccole, come nelle piccole medie imprese, questa pratica può essere tranquillamente affidata a un professionista esterno: ecco che una Assistente Virtuale Amministrativa e Contabile come la sottoscritta, può venire in tuo aiuto.

Una Virtual Assistant è una professionista che, se specializzata come me in Amministrazione e Contabilità, conosce molto bene le procedure contabili e ti può aiutare nell’individuare e correggere rapidamente gli errori e le discrepanze.

Cercare queste incongruenze presenti nella contabilità è un processo laborioso che richiede molta attenzione e precisione. Altrettanto importante è conoscere bene la contabilità e sapere come correggerla.

Quando chiedere il supporto di un professionista

Se vedi che occuparti di queste operazioni ti porta via molto tempo e serenità, allora è giunto il momento di valutare se chiedere il supporto di una Virtual Assistant esperta in contabilità.

In qualità di contabile da remoto, posso supportarti anche con la tua riconciliazione bancaria: già numerosi clienti si affidano a me con fiducia per questo tipo di servizio.

Hai notato se riscontri in modo troppo frequente incongruenze in contabilità? Allora probabilmente hai bisogno di un supporto professionale che ti aiuti a tenere i tuoi conti in ordine correttamente.

Nel caso in cui la tua mole lavorativa aumenti, anche le transazioni bancarie da registrare aumentano di conseguenza: a questo punto puoi valutare di delegare questo tipo di lavoro amministrativo alla tua Virtual Assistant.

Come sempre, se hai bisogno di confrontarti per capire se posso fare al caso tuo ed esserti d’aiuto con la tua contabilità, sono disponibile a una call conoscitiva senza impegno.

A presto!
Francesca Mazzei